5 aspectos fundamentales para elegir el mobiliario adecuado y evitar los errores más habituales

Organizar un evento corporativo al aire libre es una excelente forma de crear grandes experiencias para clientes, empleados y colaboradores. Terrazas, jardines, fincas o rooftops ofrecen entornos atractivos y versátiles que potencian la interacción y refuerzan la imagen de marca.

1.- Analizar el espacio y las condiciones meteorológicas.

Antes de seleccionar el mobiliario se deben estudiar las características del espacio donde se celebrará el evento. El tipo de superficie, los accesos para carga y descarga, las zonas de sombra disponibles y la previsión meteorológica.

• Aspectos clave a tener en cuenta:
  • Tipo de superficie: césped, grava, tarima o pavimento.
  • Accesibilidad para el transporte y montaje del mobiliario.
  • Disponibilidad de zonas cubiertas o elementos de sombra.
  • Posibilidad de lluvia o rachas de viento.

• Recomendaciones para exteriores:
  • Sol y altas temperaturas: Se debe tener en cuenta por lo que el mobiliario debe estar diseñado específicamente para exteriores, con materiales resistentes al calor y textiles transpirables que aporten confort durante toda la jornada.
  • Viento: En entornos al aire libre siempre hay que pronosticar posibles rachas de viento por lo que se deben evitar muebles excesivamente ligeros y asegurarse de que las sombrillas, carpas o estructuras dispongan de sistemas de anclaje adecuado.
  • Posibles lluvias: Al igual que el viento, la lluvia puede ser una invitada por sorpresa por lo que se recomienda disponer de un plan alternativo para proteger tanto a los asistentes como el mobiliario.

2. Adaptar el mobiliario al formato del evento.

Cada tipo de evento requiere una distribución diferente. Se debe definir el formato desde el principio para optimizar el presupuesto, mejorar la experiencia de los asistentes y garantizar la comodidad.

• Mobiliario para cócteles corporativos que favorece la movilidad y las conversaciones entre los asistentes. Los eventos tipo cóctel funcionan especialmente bien con:
  • Mesas altas tipo cóctel (Modelos Konic, industrial, Minos, etc.)
  • Taburetes (Modelos Diasy, industrial, Torre, etc.)
  • Puntos de apoyo distribuidos estratégicamente.

• Mobiliario para comidas y cenas corporativas. Cuando el evento incluye servicio de restauración, es importante apostar por:
  • Mesas de banquete de diferentes medidas vestidas con mantelería llamativa o mesas sin mantel como el modelo Mabet.
  •  Sillas cómodas y ergonómicas (Modelos Peach, Shell, Tiffany, Óvalo, etc.)
  •  Pasillos amplios para facilitar el servicio de catering.

• Mobiliario para networking que invita a la conversación y prolonga la permanencia de los asistentes. Las jornadas de networking se benefician de una combinación equilibrada entre:
  • Mesas altas (Modelos Konic, Mabet, Minos, etc.)
  • Espacios lounge (Sofás, sillones, pufs, etc.)
  •  Sofás modulares (Divanes con respaldo, Easy chair, etc.)
  • Mesas bajas (Modelos Trym, Waldo, Bernie, etc)

• Mobiliario para conferencias y presentaciones.En eventos con ponencias o presentaciones es recomendable disponer de:
  • Sillas con respaldo ergonómico (Modelos Clip, Shell tapizada, Jr, etc.)
  • Butacas confortables (Modelos Convención, Presidencia, Shell con brazos, etc.)
  • Mesas auxiliares para ponentes (Modelos Trym, Stand en cristal, Waldo, consola de cristal, etc.)
  • Espacios de apoyo para documentación y material técnico (Atril de metacrilato, mostradores, etc.)

3. Priorizar la comodidad, estabilidad y seguridad.

La calidad de un evento corporativo también se percibe a través de la comodidad experimentada por los asistentes.
Un mobiliario estable, seguro y confortable mejora significativamente la experiencia y transmite una imagen profesional.

Elementos imprescindibles:

• Sillas con respaldo y asiento cómodo (Silla Shell, Clip, Auditorio, Imperial, etc.)
• Mesas con altura ergonómica (Congress, Dinner, Escritorio, etc.)
• Superficies suficientes para apoyar bebidas, dispositivos o documentación (Barra de madera plegable, mesa Brazil, consola de cristal, etc.)
• Distribuciones amplias que faciliten el movimiento.
  Además, con una correcta planificación de los espacios se evitan aglomeraciones y mejora el trabajo del personal de catering y organización.

4. Reforzar la imagen de marca mediante el diseño.

El mobiliario también comunica. Cada elemento contribuye a transmitir los valores y el posicionamiento de la empresa.
Por ello, es importante definir una línea estética coherente y mantener una armonía visual en materiales, colores y acabados.
Tendencias en eventos corporativos al aire libre:

• Estilo lounge premium. Ideal para eventos exclusivos y ambientes sofisticados:
  • Sofás modulares.
  • Pufs.
  • Mesas bajas.
  • Iluminación ambiental.

• Acabados naturales.Perfectos para jardines y espacios exteriores:
  • Maderas claras.
  • Ratán sintético.
  • Textiles neutros.
  • Tonos tierra y mediterráneos.

• Branding corporativo. La identidad visual puede reforzarse mediante:
  • Textiles personalizados.
  • Señalética corporativa.
  •  Elementos decorativos alineados con la marca.
  • Paletas cromáticas coherentes.

5. Planifica la logística con suficiente antelación.

La logística es uno de los factores más importantes en los eventos al aire libre.
Una planificación adecuada evita retrasos, problemas de montaje e incidencias de última hora.

Aspectos logísticos fundamentales:

• Confirmar horarios de montaje y desmontaje.
• Revisar accesos y posibles restricciones.
• Validar zonas de almacenamiento temporal.
• Definir un plano de distribución detallado.
• Coordinar necesidades eléctricas e iluminación.

Además, reservar el mobiliario con suficiente antelación garantiza una mayor disponibilidad de modelos y cantidades.