La seguridad del evento es una cadena de valor. Cada evento es una puesta en escena simultánea de diversos actores (organizador, local, alquiler de mobiliario, catering, audiovisuales, etc.) que deben actuar con el mismo objetivo.
Se recomienda que cada uno aporte un plan de contingencia con las medidas concretas que va a adoptar con el fin de que el organizador pueda coordinarlas.
Un evento profesional, organizado con responsabilidad, es uno de los entornos más seguros ya que está organizado por una agencia responsable, se identifica a todos sus invitados y participantes, se asegura el cumplimiento del protocolo definido, etc.
Planificación del evento.
Para organizar un evento se necesita una buena formación que debe incluir conocimientos de métodos organizativos, protocolo, proveedores (como Constan alquiler de mobiliario) etc.
Una vez estudiado el briefing del cliente se fijarán los objetivos, en base a estos, se diseñará el evento cuidando todos los detalles (el espacio, el mobiliario, las medidas de seguridad, etc) y se gestionará las necesidades con los diferentes proveedores como el alquiler de mobiliario (Constan alquiler de mobiliario ofrece una gran variedad de mobiliario para cualquier tipo de evento), restauración, etc.
Es importante plasmar en un documento el diseño y planificarán de forma que se pueda controlar los aforos y requisitos para asegurar las distancias mínimas de seguridad entre personas (en la llegada, pausas, servicios de comida-bebida y al final del evento) y además , se debe proporcionar mascarilla y extremar el cuidado de las medidas de seguridad especialmente las que limitan el riesgo de contagio por Coronavirus.
Protocolo para evitar contagio por COVID-19.
Cualquier profesional del sector debe conocer y aplicar la normativa de la Comunidad Autónoma donde se realice el evento, las recomendaciones del protocolo para MICE creado por el ICTE, así como la información que ofrece la OMS, el Centro para la Detección y Prevención de Enfermedades ( CDC) de EE. UU. y otros expertos.
La medida más representativa es la garantía por parte de la organización de la distancia de seguridad. No obstante, no se pueden olvidar otros factores como los sistemas de ventilación (comentados por el inmunólogo Erin Bromage de la Universidad de Massachussets) el uso preferencial de la mascarilla y la desinfección de manos.
Es importante la aplicación de las medidas de seguridad y prevención de cara a los trabajadores, expositores, visitantes y participantes, para lo que se formará un comité (si no dispone de un consejo de seguridad y salud) para definir las estrategias y la toma de decisiones.
Se establecerán las normas de uso de las instalaciones en la que se desarrolla el evento para mantener la distancia de seguridad siguiendo medidas como:
-. Ventilación, especificación de aforos y enumeración de las medidas necesarias para asegurar el distanciamiento interpersonal en todos los espacios.
-. Distribución de dispensadores de solución hidroalcohólica en lugares de paso y dispensadores de papel de secado y papeleras de apertura no manual.
-. Publicación de la información para todo el personal y asistentes de las medidas que les afecten directamente. Para lo que se recomienda la instalación de cartelería con las medidas preventivas implantadas y pautas a seguir.
Eventos Multitudinarios.
El Ministerio y las Comunidades Autónomas han acordado una serie de medidas para prevenir el contagio por Coronavirus en los eventos multitudinarios por lo que es importante conocer lo estipulado por cada Comunidad Autónoma.
Por ejemplo, la Comunidad de Madrid ha publicado una nueva orden en su Boletín Oficial donde se indica que:
- -.Tendrán la consideración de eventos multitudinarios aquellos en los que la previsión máxima de participación de asistentes sea igual o superior a 600 personas. No tendrán dicha consideración aquellos actos culturales incluidos en la programación ordinaria habitual de los locales y establecimientos culturales y artísticos como teatros, cines, auditorios de música, centros culturales, salas de conciertos, salas de exposiciones, salas de conferencias y otros espacios de naturaleza análoga cuya actividad ordinaria sea cultural y que cuenten con protocolos suficientes para el desarrollo de su actividad. Estos actos deberán tener una naturaleza acorde con la de los actos ordinarios programados en el espacio cultural en cuestión.
- -.Se ejecutará una evaluación del riesgo por parte de una autoridad sanitaria que debe presentarse con una antelación mínima de 10 días hábiles (excepto las salas y espacios multiusos polivalentes con programación ordinaria habitual que se fija en un plazo de 15 días hábiles para presentar la solicitud de evaluación y el plan de actuación inclusivo de las medidas de prevención y control de toda su programación) que debe incluir la siguiente documentación:
- -Informe con la descripción de la actividad propuesta y los protocolos de seguridad realizados.
- -Plan de actuación del evento, con las medidas de prevención y control previstas, incluidas las medidas para minimizar el contacto entre asistentes.
- -Autoevaluación del riesgo que supone el evento propuesto, función en el documento “Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por COVID-19 en España” indicando:
- * Día, lugar y duración del evento.
- * Características del lugar de celebración (metros cuadrados de utilización, aforo permitido, vías de acceso y evacuación)
- * Número de asistentes y la previsión en porcentaje de aquellos asistentes que proceden de otros municipios o de otras comunidades autónomas del lugar de celebración.
- * Porcentaje de asistentes que pueden ser considerados vulnerables (personas de edad avanzada, con enfermedades crónicas o en las que la infección por SARS-CoV-2 puede ser un agravante de su estado).
- * Implementación de un registro que permite la identificación de los asistentes.
- * Posibilidad de mantener la distancia física de seguridad de 1,5 m en todo momento.
- * Si durante el evento se consumirá comida o bebida (especificando graduación).
- -Una declaración responsable de que los datos facilitados son ciertos.
- -Los datos de contacto del promotor u organizador.
- -.En función de esta evaluación se contará con la autorización del órgano competente de la Comunidad Autónoma. Con este fin los organizadores de estos eventos deberán elaborar un Plan de actuación que incluya la adopción de medidas de prevención y control.
Los principales pasos para organizar un evento multitudinario, por ejemplo en Madrid, son: en primer lugar, solicitar una autoridad sanitaria una evaluación de riesgo según los criterios del documento de ´Recomendaciones para eventos y actividades multitudinarias en el contexto de nueva normalidad por COVID – 19 en España` para, posteriormente, solicitar la autorización de la Comunidad de Madrid. No obstante, se aconseja consultar fuentes expertas ante el constante cambio de la normativa tanto del Gobierno como de las Comunidades Autónomas.
Nuestro objetivo sigue siendo el mismo, ayudarte en la organización de cualquier evento siempre de forma segura.
¡Seguimos con ganas!