Oganizar un evento es emocionante, pero también es muy estresante ya que hay muchos detalles que considerar y muchas cosas que pueden salir mal. Por esto la organización de eventos es una de las profesiones que provocan mayor estrés solo superada por los profesionales militares, bomberos, pilotos de avión y policía (según un ranking elaborado por el portal de empleo de Estados Unidos CareerCast)
Saber cómo combatir el estrés en cada evento proporciona una mayor calidad de vida y es un factor diferenciador a la hora de llevar a cabo el evento y solucionar los posibles problemas con éxito.
Trabajar de cara al público, los plazos de entrega, los viajes, las condiciones ambientales, los cambios de última hora, la exigencia física, los desafíos técnicos, la presión, etc. Son parte de la rutina de los organizadores de eventos, rutina que genera un estrés sostenido en el tiempo que es necesario controlar utilizando diferentes herramientas y consejos.
Causas del estrés.
Sonia Lupien (neurocientífica de la Universidad de Salud Mental de Montreal) define el estrés como una reacción fisiológica para afrontar una situación que se percibe como amenazante y que pretende ayudarnos poniendo en marcha dos mecanismos:
– El de supervivencia , que solo se activa cuando nos encontramos ante una amenaza.
– El de adaptación , cuando el cerebro percibió incertidumbre. Identifica una situación en la que puede haber cambios y entiende que puede haber peligros, pero también oportunidades.
Lupien asevera que existen 4 causas que generan el estrés y que no es necesario que se den las 4 al mismo tiempo.
– La Novedad: cuando sucede o puede suceder algo nuevo.
– Impredecibilidad : cuando sucede algo que no se ha pronosticado.
– Sensación de descontrol: cuando no se controla la situación que se ha generado.
– Amenaza para la personalidad: cuando se genera una sensación de amenaza, por ejemplo, cuando un tercero o la propia persona se cuestiona la capacidad para realizar correctamente el trabajo.
Síntomas de estrés durante el evento.
El cerebro es un detector de amenazas y en el sector de los eventos estas amenazas son continuas y se desencadenan una detrás de otra. Ante todas las situaciones desesperadas, de cualquier naturaleza, el cerebro decide en décimas de segundo si prefiere huir o luchar.
En ese momento la parte racional del cerebro trata de convencerse de que todo está bien, pero la parte irracional se prepara para la supervivencia descubriendo reacciones como la sudoración, aumento de frecuencia cardiaca, aumento de oxígeno, dilatación de las pupilas, tensión de los músculos , aumento de la presión sanguínea, contracción de los capilares y supresión de las funciones renales y estomacales. Todo esto provoca un cambio físico en el cuerpo, la piel se pone pálida y aumenta la temperatura, la frecuencia cardiaca y respiratoria.
Si esta situación de tensión mental, física y emocional se prolonga en el tiempo puede desencadenar en:
– Deterioro del reposo y patrón de sueño.
– Cansancio crónico generalizado.
– Ralentización de los procesos de recuperación normal del organismo.
– Dificultad la digestión.
– Detrimento del sistema inmune ocasionando enfermedades.
– Variaciones en los niveles de glucosa en la sangre.
Recomendaciones para controlar el estrés en los eventos.
El estrés es una respuesta adaptativa que genera problemas cuando se prolonga en el tiempo. Por esto es importante tener una estrategia para controlarlo.
El cuerpo produce una hormona (cortisol) una sustancia que nos permite correr, bombear más sangre, sentir menos dolor, etc. pero también produce de forma voluntaria hormonas como la oxitocina que ayudan a aumentar la confianza y reducir el estrés.
La oxitocina puede segregarse simplemente realizando actividades placenteras como ayudar a los demás, hacer ejercicio físico, reír, meditar, respirar de forma consciente, etc. Actividades que se pueden hacer antes, durante y después del evento.
Consejos para combatir las 4 causas del estrés (novedad, amenaza, descontrol e impredecibilidad) en los eventos:
* Anticipar y prevenir antes del evento: Repasar el evento en la cabeza varias veces los días anteriores simulando situaciones en las que generan imprevistos ya partir de ellos definen los pasos para resolver cada uno de esos escenarios hipotéticos.
También es recomendable organizar un ensayo previo con pruebas reales que aporten seguridad como hacer pruebas de sonido con los ponentes, mirar que el contenido se ajuste a la pantalla, probar la música, ensayar la iluminación, etc.
*Priorizar para combatir el estrés en eventos : resulta de utilidad elaborar una checklist (lista clara de elementos que vas a llevar a cabo a la acción con los trabajos a realizar y su jerarquización) con lo que se consigue dar un orden más visual a todo lo que hay que hacer prestando mayor atención a aquellos elementos que así lo requieren además de tener la seguridad de realizar todas las acciones. De esta manera ante cualquier imprevisto la toma de decisiones se realizará con la razón en lugar de la improvisación y favorecerá el control del estrés provocado por el momento.
*Mantener una comunicación abierta: es esencial a la hora de organizar un evento. Es necesario que todos los miembros del equipo se comuniquen de manera clara y efectiva. Esto evitará malentendidos y problemas de último minuto.
*Los proveedores como aliados: contar con proveedores de confianza es imprescindible a la hora de controlar el estrés ya que aumenta la seguridad y reduce las posibilidades (y el miedo) de que empiezan situaciones imprevistas ya que se tiene la confianza en el proveedor y su capacidad de resolución. Desde Constan ofrecemos un servicio profesionalizado y abalado por nuestra larga trayectoria profesional. Brindamos a nuestros clientes un servicio centralizado de alquiler desde el asesoramiento, entrega, distribución en la sala, limpieza y recogida del mobiliario lo que nos facilita asegurar que el lugar del evento quede vestido según las indicaciones de nuestros clientes.
*Confiar en el equipo y delegar: es necesario rodearse de grandes profesionales en los que confiar (tanto el equipo como los proveedores ) para tener la confianza de poder delegar tareas de forma asertiva.
*Tomarse el tiempo suficiente para reposar entre evento y evento: de manera que se pueda descansar y empezar el nuevo evento sin arrastrar estrés de eventos anteriores.
Nuestro objetivo sigue siendo el mismo, ayudar en la organización de cualquier evento o espectáculo siempre de forma segura. ¡Seguimos con ganas!
