La gestión de proveedores es una tarea fundamental en la organización de eventos. Al elegir a los proveedores adecuados y gestionarlos de manera eficiente, se puede garantizar que los eventos se desarrollen sin complicaciones y que se logren los objetivos establecidos.
Es muy importante seleccionar buenos proveedores ya que son ellos los que proporcionan a la empresa los recursos materiales, humanos y financieros para la correcta ejecución del evento.
En este sentido, una empresa de alquiler de mobiliario para eventos puede ser un aliado muy valioso.
¿Qué es la gestión de proveedores dentro de un evento?
La gestión de proveedores es el proceso de iniciar y desarrollar relaciones con proveedores de bienes y servicios que una empresa necesita para realizar diferentes operaciones para cumplir su misión.
A la hora de elegir a estos partners es necesario analizar varios factores para evaluar su calidad y compararlos entre ellos para escoger la mejor opción, una vez elegido el proveedor lo más adecuado es mantenerlo ya que de esta manera se generará una relación de confianza mutua. El principal objetivo de este proceso es alcanzar la mayor calidad al mejor precio.
La mejor opción es estudiar las empresas aparentemente iguales (definiendo su sector de especialización, materiales, herramientas con las que trabajan, puntos diferenciadores, timings, presupuestos, antigüedades, etc.) y analizar estos datos teniendo en cuenta las necesidades del evento.
Tipos de proveedores para organización de eventos.
Agencias: productoras, agencias de eventos, organizadores profesionales de congresos (OPC), agencias de comunicación y márketing, etc.
Venues (espacios para eventos): hoteles, palacios de congresos o convenciones, auditorios, restaurantes, espacios singulares, discotecas, espacios exteriores, etc.
Servicios técnicos: aquí se engloban empresas audiovisuales, sistemas de acreditaciones para eventos, empresas de grupos electrógenos, softwares y APPS para eventos, etc.
Diseño y decoración: escenografía, alquiler de mobiliario (como Constan alquiler de mobiliario) sanitarios, carpas, diseño y confección de stands, impresión digital, etc.
Trasportes: alquiler de camiones, autobuses, coches, etc.
Catering: proporcionaran alimentos y bebidas, así como todo lo necesario para su degustación.
Personal para eventos: conferenciantes, azafatas, traductores, seguridad, fotógrafos, etc.
Actividades y entretenimiento: Artistas, músicos, animadores, team building, gamificación, etc.
Por qué interesa trabajar con proveedores en los eventos.
** Anticipación y aportación de soluciones cuando los mercados cambian.
** Aumentar el nivel de calidad en los productos o servicios del evento.
** Estar bien preparado y aconsejado.
** Aportación de creatividad y nuevas ideas.
** Obtener mejores precios
** Disponer de profesionales expertos en cada disciplina.
** Ahorro de costes, tiempo y energía.
** Garantizar la seguridad en los procesos del evento.
Claves para elegir a un buen proveedor
No se puede realizar un manual para elegir el mejor partner ya que cada evento es único y es necesario tener en cuenta la empresa que realiza el evento y los objetivos del mismo para poder elegir los mejores proveedores, sin embargo, hay una serie de recomendaciones que ayudarán a realizar la mejor elección posible.
Consejos para una óptima gestión de proveedores en la organización de eventos
Errores comunes a la hora de elegir proveedores.
ERROR DE TIEMPOS
No empezar la selección de proveedores con el tiempo suficiente.
Consejo: hacer un calendario donde se concretarán las fechas para ponerse en contacto con los proveedores.
ERROR DE COMPRENSIÓN
Falta de comprensión en las propuestas económicas o malas interpretaciones.
Consejo: Asegurarse de comprender cada detalle tanto del producto o servicio que nos ofrecen como del presupuesto
ERROR DE ELECCIÓN
Escoger un proveedore sin experiencia en el tipo de evento que se va a organizar.
Consejo: Pedir referencias a los casos de éxito más recientes.
ERROR FINANCIERO
Falta de información sobre la salud financiera de los proveedores. Seleccionar un proveedor destinado a cesar su actividad es un gran error.
Consejo: sacar informes financieros de cada proveedor.
ERROR ECONÓMICO
Elegir el proveedor más económico sin tener en cuenta otros parámetros.
Consejo: Analizar a cada proveedor en conjunto no solo las ofertas económicas.
Nuestro objetivo sigue siendo el mismo, ayudarte en la organización de cualquier evento o espectáculo siempre de forma segura ya que seguimos escrupulosamente las medidas de limpieza y seguridad estipuladas para minimizar la transmisión de la COVID-19
¡Seguimos con ganas!
